In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Wochenplanung mit Leichtigkeit erledigst, um deine Ziele schneller zu erreichen.

Erhalte außerdem eine kostenlose Vorlage, mit der du deine Wochenplanung im Nu erledigst.

Kenne deine Ziele und richte deine Wochenplanung danach aus

Kennst du deine Langzeit- und Kurzzeit-Ziele bereits? Sollte die Antwort “Ja” sein, überspringe diesen Abschnitt einfach. Sollte sie allerdings “Nein” sein, hast du ein großes Problem…denn…

Wie sollst du deine Woche auf Erfolg ausrichten, wenn du das Ziel gar nicht kennst?

Nur wer seine Ziele kennt, kann eine erfolgreiche Wochenplanung durchführen. 

In folgendem Artikel erfährst du, wie du erfolgreich Ziele setzt und wirklich erreichst:

Sichere Zielerreichung

Wenn du deine Ziele kennst, kannst du nämlich die Aufgaben und Projekte deiner kommenden Woche so planen, dass sie dich mit Sicherheit an deine Ziele führen werden.

Fehler und Umwege sind normal und nötig

Du wirst vielleicht viel ausprobieren und ein paar Umwege gehen müssen, aber du kannst gar nicht scheitern, wenn du deine Ziele kennst und du deine Aufgaben der Woche auf diese Ziele ausrichtest.

Der Sieg ist dir sicher

Dann ist dir der Sieg nicht zu nehmen. Es ist dann nur eine Frage der Zeit und Motivation. Bleibst du am Ball, wirst du siegen. Aber nur wenn du deine Ziele kennst.

Wochenplanung: So klappt die Zielerreichung problemlos

Damit sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Wochenplanung klar: 

  1. Kenne deine Ziele
  2. Schreib’ deine Ziele auf
  3. Richte die Projekte und Aufgaben deiner Woche darauf aus

Befolge diese drei einfachen Schritte und du wirst deine gesetzten Ziele erreichen.

In diesem Abschnitt zeige ich dir, wie du deine Wochenplanung mit Leichtigkeit erledigst.

Eine erfolgreiche Wochenplanung sieht im Idealfall in etwa so aus:

  1. Zeit und Ruhe: Verschaffe dir Zeit und Ruhe für deine Wochenplanung.
  2. Ziele bereithalten: Schau’ dir deine Ziele an, bevor du in die Wochenplanung einsteigst.
  3. Wochenrückblick: Betrachte deine letzte Woche und ziehe nötige Schlüsse daraus. Was hat geklappt? Was nicht? Wovon solltest du mehr machen? Wovon weniger?
  4. Definiere was wirklich wichtig ist: Schau’ dir die Aufgaben der kommenden Woche an und definiere, was wirklich wichtig ist, um deine Ziele zu erreichen. Markiere diese Aufgaben.
  5. Verteilung der wichtigen Aufgaben: Verteile deine markierten Aufgaben zuerst über deine Woche. Max. eine wichtige Aufgabe pro Tag.
  6. Verteilung der weniger wichtigen Aufgaben: Verteile deine weniger wichtigen Aufgaben erst wenn die wichtigen Aufgaben verteilt sind (und wenn noch Zeit übrig ist).
  7. Max. 3 “größere” Aufgaben pro Tag: Achte darauf, dass du max. 3 “größere” Aufgaben pro Tag verteilst. Natürlich kannst nur du selbst einschätzen, ob die Aufgaben den Zeitrahmen des Tages sprengen könnten. Überplane dich nicht! Das führt zu Stress und schlechten Ergebnissen.

Diesen “Ablauf” kannst du entweder digital oder analog durchführen. Ich selbst nutze eine Mischung aus digitaler und analoger Tools um meine Aufgaben und Projekte zu planen. 

Meine Wochenplanung mache ich allerdings nur mit Stift und Papier. Den Ablauf beschreibe ich im nächsten Abschnitt und in diesem kostenlosen Video-Tutorial.

So mache ich meine Wochenplanung

In diesem Abschnitt möchte ich dir Schritt für Schritt beschreiben, wie ich meine Wochenplanung mache.

Aber zuerst ein paar Hintergrundinformationen zu mir, die großen Einfluss auf meine Wochenplanung haben: 

  • Ich bin Vater.
  • Ich bin selbständiger Marketingberater
  • Ich bin sehr vergesslich.
  • Ich bin ein sehr strukturierter Mensch.
  • Ich bin ein großer Freund von Stift und Papier.

All diese Eigenschaften haben dazu geführt, dass ich meine Wochenplanung mittlerweile ganz in Ruhe sonntags mit Stift und Papier mache. 

Zusätzlich nutze ich aber mein Smartphone um Erinnerungen und Termine überblicken zu können, die bei meiner Wochenplanung eine wichtige Rolle spielen (können).

Wie ich konkret bei meiner Wochenplanung vorgehe: Meine 10 Schritte

Bevor ich in meine Wochenplanung einsteige, muss ich mein sogenanntes Wochenplanungsblatt vorbereiten. 

#01: Mein Wochenplanungsblatt vorbereiten

Das Wochenplanungsblatt ist eine Mischung aus Bullet-Journaling und eigener Kreation, die ich nutze um meine Woche auf einem Blatt Papier planen und überblicken zu können.

Ganz wichtig dabei ist: Dieses Wochenplanungsblatt sorgt automatisch dafür, dass ich mich nicht überplanen kann. Jede Aufgabe, die ich in meine Woche eintrage bekommst sofort eine Zeiteinschätzung und diese Zeit wird sofort für den Tag blockiert.

Wie das funktioniert wird klarer, wenn ich dir ein Bild meines Wochenplanungsblattes zeige:

Auf das Bild kannst du übrigens draufklicken, wenn du die Vorlage als digitale und analoge Variante erhalten möchtest. Im passenden Video-Tutorial zeige ich dir genau, wie du sie ausfüllen kannst.

Wofür die Kästchen sind

Im Bild siehst du bei jedem Tag ein paar Kästchen. Das sind in der Vorlage 8 Kästchen und in meinem eigenen Wochenplanungsblatt meist nur 7 Kästchen.

Jedes Kästchen steht für eine Stunde. Ich arbeite meist 7 Stunden pro Tag (oder lasse mir zur Not die 8. Stunde als Puffer), weshalb ich selbst nur 7 Kästchen habe.

Diese Kästchen füllen sich, wenn ich Aufgaben oder Termine in meine Wochenplanung aufnehme.

#02: Meine Ziele anschauen

Wenn ich das Wochenplanungsblatt vorbereitet habe, dann nehme ich mir meine Langzeit- und Kurzzeit-Ziele vor. Ich schaue sie mir in Ruhe an um meine Planung darauf ausrichten zu können.

#03: Die letzte Woche analysieren

Danach schaue ich mir das Wochenplanungsblatt der letzten Woche an und schaue zuerst, ob darin noch unerledigt Aufgaben schlummern, die ich in die nächste Woche übernehmen sollte.

Danach schaue ich, was gut und was schlecht funktioniert hat. Sollte ich daraus größere Erkenntnisse ziehen, notiere ich diese in einem kleinen Notizbuch, was ich nur für diesen Zweck verwende.

Sollte etwas besonders gut funktioniert haben, kann es vorkommen, dass ich mir diese Aufgabe für die nächste Woche ebenfalls vornehme. Das geht so ein bisschen in die 80/20-Regel, bei der 20% der Aufgaben 80% der Resultate ausmachen.

Also versuche ich möglichst viele Aufgaben zu finden und zu planen, die zu diesen 20% gehören.

 

#04: Den Fokus meiner kommenden Woche definieren

Im vierten Schritt lege ich den Fokus meiner kommenden Woche fest. Was das bedeutet wird am einfachsten klar, wenn ich dir ein echtes Beispiel nenne.

Wenn ich z.B. das Ziel habe 10.000 YouTube-Abonnenten zu erreichen, dann könnte der Fokus meiner kommenden Woche so lauten: “Video”. Wenn ich aktuell mehr Kunden benötigen könnte, dann würde der Fokus meiner kommenden Woche “Kundengewinnung” heißen.

Klingt simpel? Ist es eigentlich auch. 

Der Fokus der Woche passt immer zu einem meiner größeren Ziele und sorgt dafür, dass ich zuerst Aufgaben über meine kommende Woche verteile, die mit diesem Fokus zusammenpassen (und damit auch automatisch zu meinen Zielen).

 

#05: Termine der Woche aufschreiben und Zeiten “blockieren”

Wenn der Fokus der Woche klar ist, verteile ich feste Termine, die ich in der kommenden Woche habe über mein Wochenplanungsblatt. 

Jeder Termin bekommt eine Uhrzeit und eine Zeiteinschätzung. Die eingeschätzte Zeit blockiere ich dann sofort in den Kästchen des jeweiligen Tages. Dazu fülle ich einfach X Kästchen des Tages aus (je nachdem wie viele Stunden der Termin dauert).

Das mache ich zuerst, weil die Termine fest sind und natürlich einige Zeit des Tages bereits “abziehen”, welche ich dann nicht mehr für Aufgaben nutzen kann.

 

#06: Meine wichtigsten Aufgaben (aus dem “Eingangskorb”) markieren

Wenn der Fokus der Woche klar ist, kann ich alle meine offenen Aufgaben aus meinem “Eingangskorb” durchschauen und entscheiden, welche Aufgabe davon mit dem Fokus der Woche zusammenpasst.

Zuerst aber: Was ist ein “Eingangskorb”? 

Mein Eingangskorb ist einfach eine Sammlung an Aufgaben, die über die letzte Woche aufgelaufen sind, aber nicht für die letzte Woche wichtig waren. Diese notiere ich auf einer A6-Karteikarte, die ich “Eingang KWXX” nenne. XX steht dabei für die Nummer der Kalenderwoche.

Der Eingangskorb kommt aus dem Getting Things Done System von David Allen. Diesen führe ich parallel zur Karteikarte auch mit Things 3, da mir auch unterwegs (im Wald) viele Ideen kommen, die ich dann eben mit dem Smartphone in Things 3 eintrage.

Das bedeutet, dass ich in beide Eingangskörbe schauen muss: In die Karteikarte und in die Things 3 App. Meist übertrage ich die Aufgaben aus Things 3 zuerst in die Karteikarte, damit ich alles auf einen Blick sehen kann.

Dann markiere ich alle Aufgaben, die zum Fokus der kommenden Woche passen.

Außerdem markiere ich die Aufgaben, die ich in der kommenden Woche aus irgendeinem Grund machen “muss”. Das können Deadlines von Kunden sein oder Dinge dieser Art, die mich dazu “zwingen” es in der kommenden Woche zu erledigen.

 

#07: Meine wichtigsten Aufgaben über meine Woche verteilen und Zeiten “blockieren”

Jetzt nehme ich mir die markierten Aufgaben und verteile diese über meine Woche. Dabei achte ich darauf, dass diese Aufgaben immer die erste Aufgabe des Tages sind, da ich dann am meisten Energie habe.

Auch diese Aufgaben bekommen eine Zeiteinschätzung und diese Zeiten werden dann mit den entsprechenden Kästchen blockiert.

 

#08: Weitere Aufgaben über meine Woche verteilen und Zeiten “blockieren”

Erst danach kommen die restlichen Aufgaben aus meinem Eingangskorb, die ich in der kommenden Woche erledigen möchte.

Sollte meine Woche “dicht” sein, erstelle ich eine neue Karteikarte mit dem Namen “Eingang KWXX” für die übernächste Woche und trage die Aufgabe dort ein. Dann wird sie ggf. bei der nächsten Wochenplanung berücksichtigt. 

 

#09: Spaß-Aufgaben verteilen

Ich achte darauf, dass ich jede Woche viele Dinge mache, die mir Spaß machen. Abseits der Arbeit meine ich 😉

D.h. dass ich pro Woche 3-4 Dinge in meine Wochenplanung eintrage, die mir Spaß machen. Das kann sowas sein wie “20 Minuten Dart spielen” oder andere Kleinigkeiten an denen ich aktuell Freude habe.

Natürlich hab ich auch abends noch Zeit für solche Dinge, aber ich finde es wichtig sie auch ab und zu “zwischen” dem Arbeitsalltag einzubauen. Das machen die meisten nämlich viel zu selten.

 

#10: Darauf achten, dass möglichst viele Aufgaben meiner Woche zu meinem Fokus der Woche passen

So, jetzt ist die Wochenplanung eigentlich fertig. Was ich am Ende noch mache ist, meine geplanten Aufgaben zu betrachten und die Aufgaben zu markieren (diesmal auf dem Wochenplanungsblatt), die zum Fokus meiner kommenden Woche passen.

Dann zähle ich diese Aufgaben und schaue wie viele Aufgaben der Woche zum Fokus passen. Das sollten mind. 60-70% meiner Aufgaben sein. 

Ist das nicht der Fall, gehe ich nochmal in die Planung zurück und frage mich, was ich ändern kann, damit mehr Aufgaben zum gesetzten Fokus passen und plane ggf. etwas um.

Die Vorteile dieser Art der Wochenplanung

Diese Art der Wochenplanung hat eine Menge Vorteile, wovon ich hier mal kurz die wichtigsten auflisten möchte:

  • Erfolgreiche Zielerreichung: Durch den Fokus der Woche erreichst du deine Ziele garantiert.
  • Überplanung unmöglich: Da du für jeden Termin und für jede Aufgabe Zeiten blockierst ist es quasi unmöglich dich zu “überplanen”. Das erspart dir eine Menge Stress und sorgt für bessere Ergebnisse.
  • Schneller Überblick über deine Woche: Da du deine ganze Woche auf einem Blatt Papier planst, hast du einen schnellen Überblick über alle deine Aufgaben und Termine der Woche. Dieses Blatt kannst du auf deinen Schreibtisch legen.
  • Keine Ablenkung: Wenn du mit Stift und Papier planst, kann dich der Computer nicht ablenken. Das sorgt für besseres Planen.
  • Spaß: Diese Art der Wochenplanung macht wirklich Spaß. Probiere es einfach mal aus!

Wenn dich das nicht überzeugt, weiß ich auch nicht weiter 😉

Ich selbst setze jetzt schon seit vielen Monaten auf diese Art der Wochenplanung und bin immer noch begeistert davon, wie unglaublich effektiv das ist. Und wie viel Spaß das macht. 

Ich setze mich richtig gerne Sonntagmittags mit einem Kaffee an meine Wochenplanung und nehme mir Stift und Papier und plane drauf los.

Ich nutze dazu übrigens gepunktetes Papier, weil ich dann ein schönes Raster habe und somit alles schön symmetrisch wird.

Kostenlose Vorlage (und Video-Tutorial) für deine Wochenplanung: Das Wochenplanungsblatt

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Viel Erfolg und viel Spaß mit dem Video-Tutorial und der Vorlage!

Kevin